“Saai en zonde van mijn tijd, dat verantwoorden! Ik kijk liever vooruit om kansen te pakken die veranderingen met zich meebrengen. Hoezo wendbaar met een P&C Cyclus? Die helpt echt niet om succesvol te zijn”. Herkenbaar? Er is een manier hoe je de P&C cyclus zo gebruikt dat je juist wendbaar bent. Wil jij ook weten hoe? Lees dan verder.
P&C cyclus: wat is het?
De Planning & Control cyclus, ook wel P&C cyclus genoemd, is een continu proces dat organisaties gebruiken om activiteiten te plannen, te monitoren, te evalueren, bij te sturen en te verantwoorden. Het bestaat uit verschillende fasen die cyclisch worden doorlopen:
- Plannen: In deze fase worden strategieën ontwikkeld, doelstellingen vastgesteld en concrete actieplannen opgesteld. Op basis van de strategieën bepaal je doelen, identificeer je benodigde middelen en stel je concrete activiteiten vast om de doelen te bereiken. Met daarbij de focus en waarom. Dit leg je vast in het jaarplan.
- Begroten: Op basis van het jaarplan worden financiële plannen opgesteld die de verwachte inkomsten en uitgaven weerspiegelen. Dit omvat het toewijzen van (financiële) middelen aan verschillende activiteiten en projecten om de financiële prestaties te bewaken en te controleren. Dit betreft het proces begroten met als eindproduct zowel de meerjarenbegroting als de jaarbegroting (zie ook mijn blog over begroten).
- Doen: Tijdens deze fase worden de geplande activiteiten uitgevoerd volgens de opgestelde plannen en begroting. De gemaakte afspraken worden omgezet in acties.
- Monitoren: Dit gaat over het continu controleren en bewaken van de voortgang en prestaties ten opzichte van de vastgestelde doelen en begroting. Dit omvat het verzamelen van gegevens, het uitvoeren van analyses en het identificeren van eventuele afwijkingen. Het proces van rapporteren, analyseren en sturen.
- Evalueren: In deze fase worden de resultaten beoordeeld en geanalyseerd om te zien of de doelen zijn behaald en om lessen te leren uit de prestaties. Wat ging goed en wat kan beter om het proces te verbeteren.
- Bijsturen: Op basis van de evaluatie worden aanpassingen gemaakt in de plannen en strategieën om bij te sturen waar nodig. Dit kan inhouden dat doelen worden herzien, actieplannen worden aangepast of dat er nieuwe maatregelen worden genomen.
- Verantwoorden: terugkijken naar acties en beslissingen aan belanghebbenden, waaronder bestuursorganen, investeerders en medewerkers. Om transparantie te creëren met als eindproduct bijvoorbeeld een jaarrekening en jaarverslag.
P&C cyclus waarom?
Deze cyclus is van vitaal belang. Waarom? De P&C cyclus geeft onder andere:
- Richting & focus: De cyclus begint met het opstellen van een strategisch plan. Dit biedt duidelijke richting en focus voor de organisatie door doelen en strategieën vast te stellen. Dit helpt bij het concentreren van middelen en inspanningen op specifieke doelstellingen.
- Concrete actieplannen in lijn met strategie, doelen en prioriteiten: het strategisch plan wordt vertaald naar concrete actieplannen en operationele doelstellingen. Dit geeft richting aan individuele afdelingen en medewerkers binnen de organisatie.
- Optimalisatie van (financiële) middelen: door middel van begroten wordt bepaald hoe (financiële) middelen worden toegewezen aan verschillende activiteiten en projecten. Het maakt het mogelijk om de juiste middelen op het juiste moment in te zetten. Dit zorgt voor een efficiënt gebruik van middelen in lijn met de organisatiedoelen.
- Grip op financiën: het stelt organisaties in staat om hun financiën te beheren door begrotingen vast te stellen, kosten te bewaken en financiële doelen te behalen (zie blog over grip op financiën). De monitoringsfase van de cyclus omvat het monitoren van de daadwerkelijke prestaties ten opzichte van de geplande doelen. Dit stelt organisaties in staat om tijdig bij te sturen. Indien nodig kunnen organisaties op basis van de monitor resultaten hun plannen bijstellen. Dit zorgt voor flexibiliteit en het vermogen om snel te reageren op veranderende interne of externe omstandigheden.
- Vertrouwen en transparantie: het afleggen van verantwoording (terugkijken) creëert een transparante omgeving waarin prestaties kunnen worden gemeten en geëvalueerd. Dit bouwt vertrouwen op en zorgt voor een duidelijke communicatie over behaalde resultaten en uitdagingen.
- Continue verbetering: door regelmatig de prestaties te evalueren en bij te sturen, draagt de planning & control cyclus bij aan een cultuur van continue verbetering. Het biedt een gestructureerde aanpak om lessen te leren uit ervaringen en processen te verbeteren en te optimaliseren.
- Anticiperen op veranderingen: de cyclus biedt een mechanisme voor het monitoren van prestaties en het detecteren van afwijkingen. Hierdoor kunnen organisaties tijdig reageren op veranderingen in de markt of interne omstandigheden.
Hoe gebruik je de P&C cyclus slim?
Een goede P&C cyclus is de basis voor een optimale grip op financiën en een vitale basis voor veranderingen. Hieronder 6 tips hoe je dat voor elkaar krijgt:
- Integreer risicomanagementHet helpt als je het risicomanagement proces integreert in de P&C cyclus. Zo kan je tegelijk met het bedenken van de jaarplannen ook je risico’s in beeld brengen. De beheersing van de top risico’s neem je dan als activiteit op in het jaarplan. De monitoring van de beheersing van de risico’s komt dan vanzelf terug in de volgende fase van de P&C cyclus: monitoren en bijsturing.
- Bewaak onderlinge samenhangDe basis van elke fase is de fase ervoor. Zorg dat deze onderlinge samenhang ook echt zo wordt uitgevoerd. Zo is bijvoorbeeld de strategie de basis voor het jaarplan, he jaarplan de basis voor de begroting, de begroting voor de rapportages etcetera. Mijn ervaring is dat niet overal het jaarplan als bouwsteen voor de begroting wordt gebruikt. Daarmee staan de concrete activiteiten en de financiën los van elkaar.
- Zorg voor simpele en adaptieve processen'Keep it simple' en maak gebruik van IT ondersteuning bij alle processen uit de fasen van de P&C cyclus en maak ze adaptief. Zo bespaar je tijd, minimaliseer je het gebruik van excel en de kans op het maken van fouten, en pas je de cyclus aan indien nodig.
- Regel tijd voor analyse en werk met scenario’sZorg dat je voldoende tijd inricht voor analyseren en werken met scenario’s. Niet alleen per onderdeel maar ook van het totaal. Niet alleen van de betreffende periode maar betrek ook de prognoses erbij. Bij meerdere organisaties heb ik gezien dat werken met scenario’s nog ontbreekt. Jammer want het maakt je wendbaarder als je werkt met meerdere what-if scenario’s.
- Check je stuurCheck regelmatig of de sturing klopt met het geheel. Past jouw huidige dasboard nog bij de organisatie, staan er de juiste variabelen, klopt het aantal variabelen, hebben medewerkers er invloed op? Mijn ervaring is dat dit onderdeel, het stuur, vaak los staat van de andere fasen van de P&C cyclus en dat je dus een andere kant op stuurt dan de organisatie. Ik vergelijk het graag met een auto: als je achter het stuur zit en naar het dashboard kijkt dan zie je daar een beperkt aantal te beïnvloeden variabelen op het scherm.
- Gebruik hem om de kansen van veranderingen te pakkenBij de monitoring (rapporteren en analyseren) kom je vanzelf terecht op afwijkingen, de reden ervan en aan welke knoppen je kunt draaien om bij te sturen. Hierdoor kan je proactief omgaan met veranderingen, hetzij interne hetzij externe. Mijn ervaring is dat het enorm helpt als je diverse stakeholders hierbij betrekt: hiermee creëer je vertrouwen om veranderingen aan te kunnen. Zo buig je het gevoel van ‘saaie verantwoording; zonde van de tijd’ om naar een nuttige vorm om samen te anticiperen op veranderingen.
Oftewel: doel het slim door de processen simpel te houden ondersteund door IT, door ze in samenhang uit te voeren, door regelmatig een scan te doen op of de P&C cyclus nog wordt uitgevoerd in lijn met de organisatie en met de omgeving, of de cyclus nog in evenwicht is. Zodat je voldoende tijd over hebt om proactief, flexibel en snel omgaat met veranderingen.
Wil je ook de P&C cyclus zo gebruiken en/of meer weten? Bel met Marie-Louise Dibbets Salo van Berg Kees van Driel. TIQ Advisory Services.
